Uma contratação formalizada e respeitosa é o que muitos funcionários esperam quando entram para uma empresa. Um dos passos mais fundamentais para a regulamentação dos colaboradores é a qualificação cadastral no sistema do eSocial. É por meio deste que o funcionário receberá os benefícios que possui por direito.
Quando um colaborador não está devidamente cadastrado, ou apresenta erros, isso pode gerar sérios problemas quando ele for receber seus benefícios, por exemplo. E para as empresas, faltar com o compromisso de atualizar o eSocial pode gerar multas e problemas com as autoridades do setor trabalhista.
Neste texto você vai entender quais são os cuidados que seu negócio precisa ter ao contratar funcionários, ou novos colaboradores. Além do cuidado com o eSocial, é importante se atentar para outras questões, tais como: confirmar as experiências para o cargo; formalidade; atenção com exames e tempo de experiência; e a atenção específica com cada colaborador de acordo com suas necessidades pessoais.
Nós, da YNOS, fornecemos um sistema de software integrado e avançado para ajudar o setor de RH da sua empresa a regular e monitorar o cadastro de cada colaborador, seja no interno da empresa, ou no setor tributário, como é o caso do eSocial. Continue lendo e entenda melhor o assunto.
O que é eSocial?
O eSocial está ligado ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Ele surgiu em 2014 com o objetivo de unificar e digitalizar dados de pessoas que estão em situação regular com o setor trabalhista. Ou seja, pessoas que trabalham de carteira assinada em uma determinada empresa ou companhia.
Um dos pilares fundamentais do eSocial foi acabar com a papelada e com o excesso de burocracia que existia antes. Com o eSocial as empresas conseguem controlar e atualizar a situação de cada colaborador e enviar para o Governo Federal por meio da qualificação cadastral (processo de envio e atualização de dados inserido na página do eSocial).
Todo empregador, seja ele pequeno ou de multinacionais, precisa usar o eSocial. Ele é fundamental para que o colaborador consiga receber seus benefícios caso alguma coisa aconteça, como, por exemplo, a licença maternidade. O processo é simples e pode ser realizado pelo departamento de RH em parceria com um sistema integrado que facilite a leitura e a atualização dos dados gerados pelo próprio sistema do Governo. Ter esse cadastro atualizado é um dever, mas não são todas as empresas que fazem isso, resultando em problemas para quem (futuramente) precisará receber sua aposentadoria ou benefícios por demais circunstâncias.
Segundo informações do Governo, o valor da multa eSocial varia entre R$ 402,53 a R$ 4.025,33. Portanto, é obrigatório enviar os dados logo que um colaborador chegue.
Quais cuidados preciso ter na hora de contratar funcionários?
É importante o empregador saber que o processo de cadastro e atualização do eSocial é feito totalmente online, facilitando ainda mais este cuidado. Além da regularidade perante o Governo Federal, outras situações também precisam e cobram uma atenção do empregador, confira a seguir quais são:
Confira as experiências anteriores
Trazer um novo colaborador precisa ser um processo cuidadoso e detalhado. Este processo começa ainda na mesa do RH com os currículos. É importante fazer uma triagem inicial para encontrar os perfis que mais se alinham com as expectativas do negócio. A contratação formalizada exige muito de pequenas e grandes empresas, portanto, certifique-se de que está encontrando e selecionando as pessoas que vão agregar de verdade.
Conferir as experiências anteriores é a primeira e mais importante ação antes de qualquer outra. Você pode fazer isso consultando o departamento de pessoas do antigo emprego citado no currículo. Você pode checar as tarefas que tal pessoa exercia antes, ou solicitar um portfólio (se houver necessidade).
Muitas empresas buscam por novos talentos e, consequentemente, os novos colaboradores no mercado de trabalho possuem pouca ou nula experiência anterior. Portanto, não esqueça de construir junto com seu time de recrutadores uma metodologia de rastreamento e estudo de perfis que não possuem experiências. É importante incluir essas pessoas no mercado, mas é essencial que a empresa faça isso com confiança e parceria.
Contrate formalmente
A contratação formal e regular é um direito do colaborador e do empregador. A nossa constituição é muito clara e segura quando o assunto é contratação de pessoa física, portanto, nada mais seguro e mais formal do que uma CLT.
Nos últimos anos presenciamos o boom da “pjotização”, uma maneira de atribuir deveres a uma pessoa física com a máscara e contrato de “PJ”. Essa modalidade de contrato só é vantajosa para o colaborador quando ele consegue a autonomia que precisa (para exercer mais prestações de serviço e complementar a renda), ou quando recebe o salário integral, mas sem se submeter aos deveres de um contrato de pessoa física.
Por outro lado, a “pjotização” representa um retrocesso na história trabalhista brasileira, pois em muitas situações o colaborador é contratado nesta modalidade, mas precisa cumprir deveres de CLT sem ter os direitos pagos e garantidos por Lei. Em outras palavras, a não formalização do colaborador pode ser desestimuladora, o que resulta em perdas para a própria companhia.
Um contrato de PJ não assegura o funcionário, gerando desconfiança e margens para explorações irregulares. Em outras situações, caso o funcionário sinta que está em um regime de “pessoa física”, ele pode denunciar o estabelecimento e, por meio de provas, conseguir um contrato CLT ou multa por danos.
Ter um colaborador contratado de forma regular pode dizer muito sobre a empresa e como ela se preocupa com a integridade e com a vida dos seus funcionários.
Consulte a regularidade dele no eSocial
Outro ponto que muitas empresas deixam passar é a regularidade do colaborador no eSocial. É necessário que os dados cadastrais sejam atualizados constantemente para garantir a segurança necessária. Quem precisa fazer esse acompanhamento é o departamento de pessoas da empresa, ou o gestor (caso a empresa não tenha um departamento de RH).
Atenção com o período de experiência
Conforme o artigo 445, parágrafo único da CLT, o contrato de experiência não poderá exceder 90 dias. E garante também que o contrato de experiência só poderá sofrer uma única prorrogação, sob pena de ser considerado contrato por prazo indeterminado. O fato de ser um contrato temporário não impede o colaborador de ter sua carteira assinada, neste caso, o empregador precisa assinar como contrato temporário.
Cuidado com a especificidade de cada funcionário
A empresa precisa ter uma cultura acolhedora e respeitosa para a diversidade de cada colaborador. Cada um possui a sua própria individualidade com necessidades específicas e cabe à empresa anotar cada uma delas a fim de construir não apenas um harmonioso ambiente de trabalho, como também, no fornecimento de auxílios, gratificações e programas que atendam a demanda de cada um.
Para conhecer as necessidades e os anseios de cada colaborador é importante que o setor de RH se alinhe com cada um deles, realize entrevistas, conversas e ouça cada um por meio de uma comunicação aberta e honesta.
Tenha cuidado com o exame admissional
O exame admissional é um processo fundamental antes de contratar qualquer pessoa. É por meio dele que o colaborador explicará e irá comprovar para a empresa quais os problemas de saúde que possui, se é alérgico, diabético, hipertenso e por aí vai. É um procedimento realizado por meio de um médico trabalhista, onde o futuro colaborador responderá algumas perguntas relacionadas a sua saúde.
Você sabia que o exame admissional é importante para assegurar empresas e colaboradores caso aconteça alguma situação que venha interferir na saúde física ou mental do funcionário? Portanto, ter ele é uma garantia para a pessoa contratante, caso ela sofra algum dano durante o regime de trabalho.
Use a inteligência ERP da YNOS neste processo
A regulação do trabalho e o controle por meio de cuidados necessários precisa ser uma cultura da empresa. Apenas dizer que se importa com o colaborador não é suficiente, é necessário provar isso por meio de ações que garantam a integridade e a regularidade trabalhista da pessoa.
O processo de atualização e acompanhamento da qualificação cadastral pode ser realizado por meio de um sistema ERP integrado, moderno, seguro e otimizado. Procurando por um sistema ERP que atenda as demandas de uma boa gestão e do RH? Conte com a YNOS. Fale conosco ainda hoje! Trabalhamos com soluções e a desburocratização do controle de pessoas por meio de um sistema que oferece mais performances e resultados.
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