O poder do orçamento colaborativo na gestão das empresas

Ganhando força como um novo e eficiente aliado da gestão financeira, o orçamento colaborativo vem conquistando cada vez mais espaço no ambiente empresarial. Este conceito, que tem como base um orçamento planejado e executado de forma descentralizada, começou a chamar a atenção dos gestores e donos de empresas por conta de uma característica bem simples: com ele, a tomada de decisão sobre os orçamentos fica a cargo daqueles que melhor conhecem a realidade do negócio.

Vamos explicar: imagine que uma empresa produza peças e equipamentos para motores e tenha sua estrutura dividida em diversos setores — produção, qualidade, vendas, logística e gestão de pessoas. Agora, pense que essa empresa usa o método de orçamento centralizado, que é aquele em que os diretores e sócios-proprietários analisam as informações sobre esses setores e estabelecem um orçamento para cada um deles.

Será que esse é o modelo mais funcional para realmente atender às necessidades de cada área? Imagine que, se a sua empresa tem cinco setores diferentes e cada um deles tem dez gastos diferentes, estamos falando de 50 custos e despesas que você, como dono do negócio, precisa levar em consideração ao planejar o orçamento. Será que não é muita coisa para uma pessoa só?

Vamos voltar à empresa do nosso exemplo. Porém, dessa vez, com o planejamento financeiro sendo feito com base no conceito de orçamento colaborativo. Com ele, o gestor de produção fica responsável pelo orçamento daquela área, o de vendas cuida do orçamento do seu setor e assim sucessivamente. Ou seja, esse trabalho fica descentralizado, dividido por áreas e a cargo de pessoas e lideranças selecionadas.

Vantagens do orçamento colaborativo nas empresas

Não é preciso ir muito longe para pensar nas vantagens de ter os gestores de cada área fazendo parte da definição do orçamento e colaborando ativamente para pensar e estabelecer suas metas para um determinado período, certo? Afinal, são esses profissionais que detêm mais conhecimento sobre as condições e as necessidades de seus setores. Sem contar, é claro, que o dono da empresa ganha tempo para pensar no negócio de forma mais estratégica, não é mesmo?

Por isso, com a participação dos gestores de cada departamento na elaboração do plano orçamentário, a tendência é que as metas de faturamento sejam elaboradas de uma forma muito mais realista, já que esses gestores vivenciam o dia a dia de seus respectivos departamentos e sabem com mais clareza até que ponto podem chegar em termos de resultados.

Isso sem falar que descentralizar o orçamento também pode impactar na redução de custos da empresa. Isso porque, quando a decisão de orçamento é tomada pela alta diretoria de uma empresa, geralmente o valor é estipulado com base em uma margem de segurança, variando para mais ou para menos todos os meses. Com mais pessoas participando desse processo, contudo, fica mais fácil trabalhar com estimativas precisas e valores exatos, evitando desperdícios ou dinheiro parado.

O orçamento descentralizado ainda é essencial para evitar que sejam direcionados recursos de uma forma excessiva para uma área da empresa em detrimento de outra, sem que exista uma verdadeira necessidade para tal. Os gestores podem avaliar com mais nitidez qual a verdadeira demanda de capital que deve estar presente no orçamento de seus respectivos departamentos.

A importância da cultura orçamentária para a descentralização

Mas, mesmo que o orçamento colaborativo traga muitas mudanças positivas para a rotina do negócio, colocar a descentralização em prática pode ser uma tarefa mais difícil. Isso porque o primeiro passo para implantar essa iniciativa passa obrigatoriamente pela criação de uma cultura orçamentária dentro da empresa. E, por isso, é importante que esse orçamento seja visto como uma prática que não é exclusiva do departamento financeiro.

Só assim esse planejamento deixará de ser algo ligado exclusivamente ao nível teórico e passará a estar presente no cotidiano operacional. Isso é importante porque nem mesmo o melhor dos planejamentos orçamentários será de grande ajuda para o negócio se ficar restrito à diretoria e à alta gerência.

Outro ponto importante a se destacar sobre a cultura orçamentária é o desenvolvimento dos seus gestores. Até porque, com mais responsabilidade, a tendência é que essas lideranças se comprometam ainda mais com os resultados. Mas lembre-se: as metas orçamentárias devem ser muito bem discutidas e negociadas antes de serem adotadas, nunca devem ser forçadas.

Afinal, se você quer que os seus gestores se apropriem das tarefas orçamentárias e busquem os melhores resultados sempre, é preciso deixar espaço para que eles ajam dessa forma. E quando falamos em orçamento colaborativo, isso se traduz em garantir que eles tenham recursos e autonomia suficientes para lidar com as restrições e tomar as decisões necessárias.

Tecnologia para manter a empresa sempre um passo à frente

Não é segredo que a melhor forma de trabalhar de forma colaborativa é contar com soluções que integrem as informações da empresa em um só lugar. Dessa forma, todos os gestores e o dono do negócio conseguem ter acesso facilitado aos dados de vários setores diferentes. Além disso, contar com a visão periférica que só a gestão eficiente de informações e dados pode fornecer é sempre uma mão na roda para quem precisa planejar e acompanhar resultados o tempo todo.

A boa notícia é que, de olho em otimizar a gestão financeira e tornar o planejamento orçamentário ainda mais assertivo, dinâmico e eficiente, negócios dos mais diversos segmentos já estão utilizando softwares de gestão empresarial, como os ERPs, que possibilitam a realização do orçamento descentralizado com mais segurança e agilidade. Além disso, esses softwares auxiliam no desenvolvimento do planejamento de RH, vendas, investimentos e muitos outros recursos.

A partir de um bom ERP, por exemplo, é possível ter uma visão mais detalhada sobre os processos financeiros e gerar relatórios gerenciais de uma forma totalmente automatizada e confiável. É o caso do ERP Radar Empresarial, solução oferecida pela YNOS que integra processos relacionados ao orçamento e permite, assim, que as empresas façam uma gestão financeira eficaz, maximizando seu lucro líquido e obtendo acesso a informações confiáveis que sirvam de alicerce para tomadas de decisões corretas.Bom, deu para perceber que com o suporte dessa tecnologia a gestão orçamentária fica muito mais descomplicada, não é? E se você ficou interessado e quer conhecer melhor a solução, fale conosco! Temos uma equipe sempre pronta para ajudar você a orientar sua empresa rumo ao sucesso!